Udfordringen
En erfaren selvstændig konsulent havde svært ved at balancere kundearbejde med den uendelige liste af administrative opgaver — herunder e-mailhåndtering, mødebooking, fakturasporing og formatering af tilbud.
Disse opgaver, selvom de var essentielle, slugte værdifulde arbejdstimer hver uge og bidrog til stress og begyndende udbrændthed.
Konsulenten overvejede at ansætte en lokal deltidsassistent, men omkostningerne og kompleksiteten (kontrakter, skat, onboarding) gjorde det upraktisk.
Hvad de havde brug for, var en pålidelig, fleksibel løsning, der ikke krævede micromanagement — og som kunne komme hurtigt i gang.
Løsningen
CiCoor Sourcing ApS leverede den perfekte løsning: en dedikeret virtuel assistent med erfaring i at støtte selvstændige erhvervsfolk.
Inden for få dage efter den første onboarding-samtale blev assistenten sat op med adgang til nødvendige værktøjer — herunder Gmail, Google Kalender, Trello og Xero — og begyndte at overtage de rutinemæssige administrative opgaver.
For at sikre et gnidningsfrit samarbejde leverede vi en simpel SOP (standard operating procedures)-skabelon og afholdt ugentlige opfølgningsmøder i den første måned for at finjustere arbejdsflowet.
Resultatet
Ved udgangen af den første måned havde konsulenten frigjort over 10 timer om ugen.
E-mailindbakker blev holdt rene og organiserede, kundemøder blev booket uden frem-og-tilbage-kommunikation, og fakturaer blev sendt og fulgt op på rettidigt.
Nøgleresultater
10–12 timer sparet ugentligt
100 % af de administrative opgaver håndteret til tiden
25 % stigning i fakturerbare timer inden for de første 6 uger
Ingen overhead sammenlignet med intern hjælp
Assistenten blev en naturlig del af konsulentens arbejdsflow — ikke blot ved at udføre opgaver, men også ved proaktivt at finde måder at forbedre effektiviteten på.
Det, der startede som en prøveperiode, blev hurtigt til et løbende samarbejde, med planer om at udvide assistentens rolle til CRM-opdateringer og lettere kundekommunikation.
Kundens feedback
“At arbejde med CiCoor har været en game-changer. Jeg anede ikke, hvor meget tid jeg mistede på administration, før jeg slap det. Min kalender er under kontrol, min fakturering er konsekvent, og jeg har endelig fået luft til at vækste min forretning.”
